档案馆对家谱档案的征集与管理

纵观中国几千年历史,家谱档案由来悠远,它产生于上古时期,完善于封建时代,在当代出现了转型,可以说在不同的时期显示了不同的形态。但不论是何时期,它所发挥的都是不容小觑的,封建时代它是国家统治的凭证,现代社会它是管理社会和人民的手段。随着信息化革命,传统的家谱档案出现了新的形式,这对我们档案工作者来说,即是挑战也是机遇。如何让家谱档案焕发出新的活力,这是我们应该思考的问题。

我们很多档案馆已经开始了对家谱档案的征集,比如江西九江档案馆、安徽黄山档案馆、天津北辰区档案馆、浙江余杭档案馆、湖北荆门档案馆、山东禹城档案馆、山东青岛崂山档案馆等各级档案馆。其中江西九江档案馆征得家谱档案217种、7000余部,安徽黄山档案馆征得家谱档案900多册,110余套,天津北辰区档案馆征得家谱档案4种6册,浙江余杭档案馆得家谱档案10余部。

在做好收集工作的基础上,其它环节也必须予以强化。要尽量将鉴定、统计、保管等工作细化、量化,全方位保存和管理家谱档案。各级各地档案馆将家谱档案收集上来以后,要思考如何更好地对社会提供利用,数字化是当前家谱档案提供利用最有效的方式。首先是编制家谱目录的检索工具,主要包括家谱名称、地域、修撰时间、修撰人、卷册数、版本、收藏者等,最好是参与到《中国家谱总目》的编撰中,将全国家谱织成网,方便查找。其次,加强经费和人力投入,开展家谱档案的全文数字化,建立家谱档案数据库,使数字化后的家谱档案可以通过网络传输,方便更多有需求的人使用。而对电子家谱的征集与管理,也应纳入到与数字化家谱一体化的模式中来。