档案信息电子化的利弊

电子档案的优越性
从传统的电子记录档案不同，电子文件最大的特点是，它是在电子数据记录准确的信息档案的形式。与传统的电子记录档案相比，它的优势有很多。传统的文件需要纸质材料为载体的档案记录，但在电脑上使用电子档案的电子信息技术，档案记录直接。传统的文件需要单独的档案室，并要求密封，防火，防潮，其环境条件要求更多。纸卷宗随着时间的推移，会发霉潮湿，这会影响真实性和存储时间的档案。并且会耗费大量的人力物力，文件存储的成本高。电子数据处理应用程序，只需要电脑，要求档案工作者要掌握IT和电子档案管理相关的软件，这样可以大大降低财政支出的单位，并保证文件不能在很长一段时间变形和损坏现象。此外，电子档案可以有效地提高档案管理效率。传统的文件管理需要人力来填补和记录，一旦出错就必须重新填写。电子文件需要在计算机上的文件架后，编辑完成后，该文件将直接模压到U盘等载体上的检查，直接将档案可以，这样更方便填写归档文件夹，也便于档案收集档案。
电子档案的缺陷
电子档案是不完美的，它也有它的一些缺陷。与传统的文件相比，存储的电子记录变得方便，也更容易被窃取。传统的档案都存放在档案室，犯罪分子窃取难以进入相关的文件，甚至进入了档案，档案卷宗也有很多非常沉重，难以辨认罪犯档案的真实性，也很难找到他们需要的文件的信息。但电子记录只需要不法分子非法利用病毒或某些程序就可以进入计算机档案，然后轻松地挑选信息，它需要的文件，这是难以避免的缺陷，因为计算机是难以抗拒任何品种都各种病毒的软件。只有档案管理人员养成良好的工作习惯，以确保文件不会被存储在任何计算机病毒的入侵，能有效遏制这一缺陷。另外，档案管理工作中，电子档案与传统档案相比，还有一个很难克服的缺点，那就是电子档案对软件设备的依赖性较强。档案管理在面对纸质档案时只需要将其分类存储起来就可以了，而电子档案必须要求有档案管理软件的参与，不然很难完成档案存储的工作。如果脱离了档案管理软件和电子计算机，档案管理工作就无法进行下去。这样的依赖性决定了电子档案不能离开电子档案管理软件和电子计算机。